Actas de nacimiento y matrimonio de Ucrania: duplicados con apostilla

Cuándo se piden en España

• Arraigo. La hoja informativa 28 (arraigo social) pide acreditar los vínculos familiares con el certificado de matrimonio o del registro de parejas, actualizados, el certificado de nacimiento u otros documentos.
• Nacionalidad por residencia. La Orden JUS/1625/2016 pide el certificado de nacimiento del país de origen, legalizado y traducido conforme a los convenios internacionales, y a las personas casadas, el certificado de matrimonio del país de celebración.
• Otros trámites. El despacho fija la lista según el procedimiento y la oficina. Las hojas informativas del Ministerio de Inclusión piden traducción por traductor jurado y apostilla o legalización del documento público extranjero.

Qué documento conviene pedir

La apostilla la pone en todos los casos el Ministerio de Justicia de Ucrania. Detalle por tipo de documento: qué autoridad ucraniana pone la apostilla.

Documentos de la época soviética

La ficha oficial del servicio de apostilla del Ministerio de Justicia indica que los originales de documentos expedidos por organismos de las repúblicas que formaban parte de la URSS no se admiten para apostilla. La apostilla se pone en una copia, o en una copia con traducción, certificadas en Ucrania. Si la oficina española pide un original, obtenemos un duplicado en el formato ucraniano actual.

Quién puede pedir el duplicado y plazo oficial

Según la guía oficial Diia, el duplicado lo puede solicitar la persona a la que se refiere el acta, sus padres o tutores en los casos previstos, y un representante que acredite su representación. La base legal es el artículo 19 de la Ley de Ucrania sobre el registro de actos del estado civil. La guía indica un plazo de 1 día hábil en el departamento de registro civil. A ese plazo se suman la apostilla, que tiene su propio plazo, y el envío a España. El proceso completo depende de los organismos y del correo.

Cómo lo tramitamos

1. El despacho nos envía la lista de actas, copia del pasaporte del cliente y, si existe, una copia del certificado antiguo.
2. Le indicamos qué documento pediremos para cada acta y qué poder hace falta: poder notarial desde España.
3. Obtenemos el duplicado o el extracto en Ucrania.
4. Tramitamos la apostilla del Ministerio de Justicia y le enviamos el escaneo.
5. Enviamos el original al despacho o al cliente para la traducción jurada.

Nombres y transliteración

El duplicado recoge los datos del acta registral. Si el pasaporte del cliente transcribe el nombre de otra forma, el traductor jurado debe conocer esa grafía antes de traducir. Con el escaneo le indicamos cómo figuran los nombres y apellidos en el documento, para que el despacho lo compare con el pasaporte.

Por qué conviene encargarlo a un equipo con contrato

• Un original soviético no admite apostilla, y el cliente puede enviarlo a España sin saberlo.
• La copia certificada y el duplicado sirven en situaciones distintas. Pedimos el que encaja con la lista del despacho.
• La hoja del arraigo pide certificados actualizados, así que un certificado antiguo puede no bastar.
• Un poder sin facultad para pedir duplicados y recogerlos obliga a firmar otro.
• Los nombres del acta pueden escribirse en caracteres latinos de otra forma que en el pasaporte.

Trabajamos con contrato, con poder del cliente y con información al despacho en cada paso.

Fuentes oficiales

• Guía oficial Diia: expedición de duplicados de certificados del registro civil (ДРАЦС)
• Guía oficial Diia: apostilla del Ministerio de Justicia de Ucrania en documentos de justicia, tribunales, archivos y notarios; documentos de la URSS; plazo
• Resolución del Consejo de Ministros de Ucrania n.º 61 de 18.01.2003 (redacción de 27.06.2023): autoridades que ponen la apostilla
• Ministerio de Inclusión, Seguridad Social y Migraciones. Hoja informativa 28: arraigo social (actualización de abril de 2026)
• Ministerio de Inclusión, Seguridad Social y Migraciones. Hoja informativa 6: autorización inicial de residencia temporal no lucrativa (actualización de mayo de 2025)
• Orden JUS/1625/2016, sobre la tramitación de la nacionalidad española por residencia: anexo, documentación y validez de los documentos
• Real Decreto 724/2020, Reglamento de la Oficina de Interpretación de Lenguas: arts. 9 y 18 (traductores jurados, sello y certificación)
• HCCH. Estado del Convenio de 5 de octubre de 1961 (Apostilla): Ucrania y España

Comprobado el 28 de octubre de 2026.