Отримання електронного підпису (КЕП, ЕЦП)

Електронний цифровий підпис (ЕЦП) — звична назва із Закону «Про електронний цифровий підпис» 2003 року. Зараз електронні підписи регулює Закон України № 2155-VIII «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги», а податкова, реєстри і банки використовують термін «кваліфікований електронний підпис» (КЕП). Для ФОП, директора чи бухгалтера ТОВ на практиці ЕЦП і КЕП означають одне й те саме: ключ, яким підписують звітність, заяви і договори. РегСервіс допомагає отримати КЕП для компанії і фізичної особи, обрати надавача і носій, підготувати документи і налаштувати підпис під ваші задачі.

ЕЦП і КЕП: що змінилося

• Кваліфікований електронний підпис — удосконалений підпис, що створюється засобом КЕП і базується на кваліфікованому сертифікаті (ст. 1 Закону № 2155-VIII).
• Юридична сила. КЕП має таку саму юридичну силу, як власноручний підпис, і презумпцію відповідності йому (ст. 18 Закону).
• Кваліфікована електронна печатка — аналог печатки юридичної особи: підтверджує походження і цілісність документа.
• Державні органи і нотаріальні угоди. Органи влади використовують кваліфіковані підписи і печатки, а правочини, що потребують нотаріального посвідчення або державної реєстрації, в електронній формі вчиняються лише з кваліфікованими послугами (ст. 17 Закону).

Сертифікати ЕЦП, видані за старим законом, уже втратили чинність, тому для роботи потрібен чинний кваліфікований сертифікат.

Сертифікат ЕЦП (КЕП): що це і що в ньому вказано

Ключ підпису складається з двох частин: особистого ключа, який зберігається у вас, і кваліфікованого сертифіката відкритого ключа, який формує надавач. Саме сертифікат пов'язує ключ з вашою особою. За ст. 23 Закону № 2155-VIII у кваліфікованому сертифікаті обов'язково зазначають:

• позначку, що сертифікат кваліфікований і виданий в Україні;
• дані надавача, який його видав;
• дані підписувача: прізвище, ім'я, по батькові та УНЗР або реєстраційний номер облікової картки платника податків;
• для електронної печатки — найменування і код ЄДРПОУ юридичної особи;
• значення відкритого ключа, серійний номер сертифіката, дату початку і закінчення строку його дії.

Сертифікат чинний, поки не закінчився строк дії і надавач не скасував або не заблокував його (ст. 24 Закону). Сертифікат скасовують, зокрема, за заявою користувача, у разі припинення юридичної особи чи ФОП або зміни даних, внесених у сертифікат (ст. 25). Перевірити статус сертифіката можна на сайті Центрального засвідчувального органу.

КЕП для ТОВ і директора

Компанія отримує КЕП на конкретних людей: директора, бухгалтера, інших працівників з правом підпису. Для документів від імені юридичної особи додатково оформлюють кваліфіковану електронну печатку. Якщо працівник звільняється, його сертифікат скасовують за заявою уповноваженої особи компанії (ст. 25 Закону). Після зміни директора або даних у сертифікаті оформлюють новий.

КЕП для фізичної особи і ФОП

Фізична особа отримує КЕП на своє ім'я, і ФОП підписує нею звітність та документи своєї діяльності. Варіанти: ключ у кваліфікованого надавача (зокрема безоплатно в КНЕДП Державної податкової служби), підпис у банку, внесеному до Довірчого списку, або Дія.Підпис у мобільному застосунку «Дія».

Де отримати КЕП: список КНЕДП

КЕП видають лише кваліфіковані надавачі електронних довірчих послуг (КНЕДП), відомості про яких внесені до Довірчого списку. Список веде Центральний засвідчувальний орган і публікує його на сайті czo.gov.ua. КНЕДП ДПС надає довірчі послуги безоплатно, зокрема юридичним особам і ФОП, а чинний сертифікат цього надавача можна продовжити онлайн.

Як проходить ідентифікація

Сертифікат формують лише після ідентифікації особи, чиї дані в ньому будуть (ст. 22 Закону). Способи:

• особисто в надавача або в його пункті реєстрації — за паспортом і даними Демографічного реєстру;
• віддалено — засобом електронної ідентифікації високого або середнього рівня довіри, раніше виданим особисто, з багатофакторною автентифікацією;
• за чинним КЕП, який уже є в людини.

Ідентифікацію проходить сам підписувач: так вимагає закон. Ми готуємо документи і супроводжуємо процес, щоб візит або онлайн-заявка пройшли з першого разу.

Документи для отримання ЕЦП (КЕП)

• паспорт або ID-картка і реєстраційний номер облікової картки платника податків підписувача;
• для працівника юридичної особи — документ про повноваження (наказ про призначення, рішення учасників) і дані компанії з ЄДР;
• для електронної печатки — заява уповноваженої особи компанії;
• захищений носій, якщо ключ буде на токені.

Точний перелік і форми заяв кожен КНЕДП публікує у своєму регламенті, тому список звіряємо під обраного надавача.

Носії ключа: файл, токен, хмара

• Файловий ключ на флешці чи комп'ютері — зручний для старту. Такий підпис базується на кваліфікованому сертифікаті, а кваліфікованим вважається підпис, створений засобом КЕП.
• Захищений носій (токен) — ключ зберігається в пристрої і не копіюється. Це засіб КЕП.
• Хмарний підпис — ключ зберігається в кваліфікованого надавача, підпис створюється зі смартфона чи комп'ютера (ст. 18 Закону).

Де використовується КЕП

• електронний кабінет платника податків: звітність, податкові накладні, заяви;
• онлайн-реєстрація бізнесу і змін, наприклад електронна реєстрація ФОП;
• відомості з державних реєстрів онлайн, наприклад довідка з реєстру нерухомості або довідка про відсутність заборгованості перед бюджетом;
• публічні закупівлі в Prozorro, електронний документообіг з контрагентами, банківські сервіси.

Чим допомагає РегСервіс

• підказуємо, який підпис і носій потрібні під ваші задачі: КЕП, печатка, хмарний ключ;
• підбираємо надавача і готуємо документи для компанії та працівників;
• допомагаємо пройти ідентифікацію і сформувати сертифікати;
• налаштовуємо підпис для кабінету платника податків і документообігу;
• готуємо заяви на скасування сертифікатів і оформлюємо нові при зміні директора або звільненні працівника.

Якщо КЕП потрібен для реєстрації чи змін компанії, оформимо його разом з основною послугою. Залиште заявку, і ми підкажемо, з чого почати.

Коментарі